决策纸上的眼镜如何选择虚拟助手

卡里·格林斯泰特

在超过15年的时间里,我与一名助理一起工作,该助理来到我的家庭办公室,并帮助我进行业务管理。 18个月前,我离开该地区时,我失去了她的服务。

我有两种选择:在我的新家庭办公室附近寻找另一个行政助理,或者深入研究"virtual assistants."虚拟助手不会来您的办公室。相反,他或她在自己的办公室工作,并通过电话,互联网,传真和电子邮件为您提供帮助。

当我浏览我希望助手执行的所有任务的列表时,没有理由不能将这个人摆在世界上任何地方。经过仔细的研究,我聘请了一个居住在2500英里之外的助手,尽管我们从未亲自见过面,但我们已经奠定了坚实的基础,可以帮助我的业务顺利进行。

使用虚拟助手的好处

使用"virtual"助手与将助手带入您的家庭办公室。

  • 您无需共享计算机或设置第二台计算机即可使用助手。 VA使用自己的设备和计算机。此外,您不必在办公室中为助理设置额外的办公桌。
  • 使用VA不必每周都有固定的小时计划,而只需支付您使用的小时数。
  • 您可以租用VA,每月在固定器上工作特定的小时数,以保证可用性。一些虚拟设备也按项目或按小时工作。
  • 您可以找到具有特定技能的VA,从经过认证的QuickBooks专家到具有图形,互联网,营销或技术技能的VA。
  • VA拥有自己的业务,因此他们知道自己做生意的感觉。
  • VA担任顾问,而不是雇员。因此,您无需为VA支付就业税或福利。 (了解政府关于员工与分包商的规则非常重要;在美国,请访问IRS网站了解规则 www.irs.gov)。

聘用VA的一些弊端

并非所有的VA都是平等创建的,并且您不想付钱给别人学习这份工作。有些是助理行业的新手,在帮助一名自雇的小企业主方面需要学习很多知识。有些人具有出色的技术技能,而另一些人则使用计算机或互联网进行劳动。有些人具有出色的客户服务技能,而另一些人则难以与您保持联系,以了解您的项目状态。一些兼职工作,每周仅在有限的时间内可用。我们将在下面进一步讨论选择VA的问题,但是请注意,由您来采访VA并确定他的技能是否符合您的需求。

一些VA被教导说它们应该是"partner"与您一起开展业务。从表面上看,这听起来很棒。但是,从修改网站文本到更改已建立的班级标题,我听到太多关于VA擅自做事的恐怖故事。确保您清楚自己的VA在未经您允许的情况下可以做什么的界限。我更喜欢我的虚拟助理花更多的时间征求我的同意,而不是让自己承担可能会对我的业务产生负面影响的事情。许多自雇人士并不想找人"take over"经营他们的公司;相反,他们需要专业人士来协助他们完成特定的任务和项目。

什么时候该租用VA?

这是一个难得的企业家,他不会戴着帽子和独自完成所有任务而感到不知所措。但是什么时候才是聘请VA的合适时间?

首先,查看您的任务列表并确定应该委派哪些任务。不要陷入思考的陷阱,"我可以做得更快,更好,而我不会委托此任务。"问题不在于您是否可以完成任务。问题是您是否应该成为执行任务的人。想一想如何将所有时间从管理任务中解放出来,为企业创造更多收入。

其次,查看您的预算。您可以负担多少钱?记住要在预算计算中增加一个事实,那就是您将能够产生更多的收入,并设计更多的产品和服务,而通过雇用虚拟助理可以腾出时间。

雇用VA时应考虑什么?

  • 单击。 我采访了许多自雇人士,了解他们如何选择VA。几乎每个人都说他们看的第一件事是弗吉尼亚州的人格:"click"VA和企业家之间?您需要一个友好,热情,注重细节,具有非凡的客户服务和跟进技能的人。他应该有自信,不要傲慢,口齿清晰,善于聆听,也不能与他人交谈。
  • 专业精神。 VA是否及时回复她的语音邮件和电子邮件?她是否专业接听电话?她是否让您保留其他电话?如果她答应给您寄东西,她会迅速跟进吗?她会尊重你吗?如果她在最初的对话中对您很好,那么她也可能会很好地对待您的客户。 (在雇用VA之后,跟进客户并询问他们您的VA如何对待他们就很容易了。)
  • 项目管理。 如果虚拟设备具有良好的项目管理技能,也将有所帮助。随着时间的流逝,您将要为她提供大量任务,并且您需要知道她可以兼顾所有这些任务,了解优先级和截止日期,同时兼顾其他客户的需求。
  • 技能。 您可以将许多任务委派给VA。如果您有要让虚拟助理执行的任务列表,并且在面试过程中确保您使用潜在的虚拟助理查看该列表,以确定她是否可以执行所有这些任务,这将很有帮助。她是否具备完成所需工作所需的技能?
  • 技术技能。 从QuickBooks到网站,再到Microsoft Word,大多数自雇人士都依靠技术来帮助他们开展业务。使用技术可以帮助您的办公室高效运行并节省时间和金钱。考虑到这一点,至关重要的是您的新VA必须具有出色的技术技能。问他他知道如何使用哪些软件产品,以及他对这些产品的了解程度。确保新的虚拟设备使用与您使用的软件相同的软件,以便可以共享文件。如果您有网站,请询问VA是否知道如何进行网站维护(并询问他当前维护了多少个网站)。如果您拥有与网站相关的技术(例如在线购物车),请询问VA是否知道如何维护您的特定购物车。最后,如果您的虚拟设备需要新软件才能与您自己的系统兼容,请确定谁负责为此专用软件付费。
  • 图片。 看一下弗吉尼亚州的网站。所有单词拼写正确吗?语法可以接受吗?它具有一致且整洁的外观吗?一个不关注自己网站的VA可能也不会关注您的工作。
  • 可用性。 VA是全职还是兼职?他晚上和周末有空吗(如果那是您的工作时间)? VA位于哪个时区?尽管我对兼职VA毫无帮助,但我发现我需要一个可以在我的全职工作时间内陪伴的人。
  • 经验。 确定VA从事此类工作多长时间很重要。知道她担任VA或行政助理有多长时间是有帮助的,但了解她完成您希望她完成的任务有多长时间则更为重要。她可能已经为以前的雇主做了很多年了。 VA会学习您的特定业务时,总是会有一些学习曲线,但是除非您和您的企业特有的新技能,否则您不应该为她学习新技能而付费。
  • 参考文献。 弗吉尼亚州能否给您列出您可以联系的人名单,这些人会告诉您有关与他一起工作的信息?

您应该为VA支付多少?

虚拟助手有多种收费结构。有些是按小时收费的,有些是按月收取费用(每月一定数量的保证小时)。有些收费标准是浮动的:一般的行政工作时薪较低,而网站维护或数据库管理等高端技能的时薪较高。

在我的研究中,我发现每小时的费用在20到80美元之间,具体取决于经验和技能。这是您所需要支付的领域,因此,如果您需要技能娴熟的VA,请花钱并获得最佳。我不能太强调这一点。

一位虚拟助手的价格太便宜了,这可能意味着技能水平降低,缺乏自我价值,或者仅仅是糟糕的商业策略。当企业主对她的服务定价过低时,她会自动为现金流问题做好准备,这是美国企业失败的主要原因。您想确保您的VA能够长期为您服务。这是一个可以节省您时间的人,这样您就可以花时间为自己赚更多的钱。

还请考虑您可以雇用具有特定技能的多个VA。例如,聘请一位专注于您的簿记活动的人员,另一位专注于实施您的营销活动的人员。

如何找到VA

虽然您可以使用在线推荐人或目录来查找VA,但我建议您首先向其他小型企业主要求推荐人。聘用VA是一个非常个人的决定,可以与您交谈,在您致电面试VA之前可以告诉您特定VA的优缺点的人很好。

除了个人推荐之外,还有一些在线推荐服务可以帮助您找到虚拟助手:

结论

寻找适合您的虚拟助手是一项重要的任务。给它应有的时间和关注。无论您最终选择雇用一个VA来完成所有任务,还是选择多个具有特殊技能的VA,请确保以书面形式获得:您要付多少钱,该VA每周或每月工作几个小时,如何工作?通常会给您开具发票,保密协议等。

然后开始委派这些任务!

卡琳·格林斯泰特(Karyn Greenstreet)增加收入并达到
不感到不知所措

卡琳·格林斯泰特(Karyn Greenstreet)是一家小型企业顾问和策划团队专家。她与自雇人士分享技巧,技巧和策略,以增加收入和影响范围,创建清晰的业务远景和计划,并在不感到不知所措的情况下实施。访问她的网站,网址为 www.PassionForBusiness.com

 

版权©2007,作者Karyn Greenstreet。版权所有。

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