为什么我每天早上总是首先阅读电子邮件

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时间管理专家们一直在忙于我们如何浪费时间在第一时间阅读电子邮件。我觉得他们’re full of manure.

首先,Marketo的一项研究发现,有58%的人在早上阅读电子邮件,很多人甚至在吃早餐之前就阅读电子邮件。只是瘾—还是有充分的理由呢?

作为一家小企业主,我有一个巨大的理由要在早上阅读电子邮件第一件事:我的客户对我的影响比什么都重要。我的大多数客户,学生和指导小组成员都是通过电子邮件与我联系的,因此,在第一时间照顾他们的需求就是良好的客户服务。

为什么时间管理人员像电子邮件一样邪恶?因为我们不’t segregate “important” email from “有机会时请阅读” email.

那里’首先阅读电子邮件并没有天生的错误,就像在那里’每天早上先写您的博客文章,或先做瑜伽,或先做一个大型项目,这没错。您必须选择优先事项,并且必须专注于手头的任务。它’关于目标设定和自律的一切。

  • 例如,注册电子杂志和电子邮件时事通讯时,我不会使用我的个人电子邮件地址。这样,我的个人收件箱不会’不要挤满不必要的东西 阻止很多垃圾邮件到达我。如果我的个人收件箱中有东西’s because it’重要,例如来自客户,学生或我的业务伙伴的电子邮件。 (一位同事告诉我,她每天早上有2500封新电子邮件。我对她的问题是:为什么您允许这么多电子邮件进入您的个人收件箱?他们可以’可能都具有相同的重要性级别。)
  • 我首先阅读电子邮件的另一个原因是’是我在工作时间内唯一真正的安静时间。通常手机不会’开始振铃直到9AM,然后利用电话前的时间阅读电子邮件使我能够集中精力。
  • I’ve将我的大部分电子邮件阅读委托给了我的业务合作伙伴,该合作伙伴处理了购买我的电子书或音频程序的人或丢失登录ID的学生的任何常规客户服务问题。
  • 我会快速扫描我的新电子邮件,并仅回答最紧急的电子邮件。我将其余的留给我以后的一天’我做了其他日常准备工作。
  • 最后,我首先阅读了电子邮件,因为它’s when I’m最新鲜,最聪明。您真的想在大脑模糊时写电子邮件吗?

如果电子邮件是与客户沟通的重要组成部分,那么请先阅读电子邮件。只是要特别注意你是否’保持专注于与客户沟通的任务,或者转而阅读文章,新闻,笑话,报价单或观看以下内容的YouTube视频: 惊讶的小猫  instead of doing your work. Set a time limit, say 30 minutes, and get through the most 重要 emails first.

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提高工作效率:学院安静时间

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您是否在“待办事项”列表上完成了所有工作?

没有?

加入人群。

越来越多的自雇企业家抱怨电子邮件,电话,社交媒体及其嗡嗡作响的智能手机不断造成干扰,增加压力并降低生产力。

这些不断的中断使您的工作效率降低—最终收入。

在我的博客文章中 选择一个项目 ,我谈论多任务的神话。同时打电话和接听电子邮件会降低整体效率。在您进入社交媒体网站时也是如此’重新尝试专注于重要的项目或任务。 当您执行多任务或允许任务中断时,它会导致两倍数量的错误。

通过允许所有这些中断,您每天将损失两个小时的生产时间。哎哟!

解决方案

许多大型公司,例如英特尔,IBM和德勤&Touche正在建立一种称为“安静时间”的时间:这段时间中,您无法发送或阅读电子邮件,也可能无法拨打或接听电话(除非它们与您的特定项目有关)’re working on).

小企业主也可以做到这一点!

我从去年开始这样做:

  • 核心生产力时间是上午9点–下午2:30。所有私人客户电话,小组辅导电话,课程和项目工作都在这几个小时内完成。
  • 每个星期五是“课堂设计和书籍写作日。”没有客户或潜在客户约会,从9:00开始没有电子邮件–2:30,根本没有电话。
  • 电子邮件每天处理两次– at 8:00 and 2:30.
  • 每天,下午2:30之后都会处理回电(这很好,因为东海岸和西海岸之间的时区不同)。
  • 当我真的非常需要深入研究项目时,我’d将笔记本电脑带到湖泊,公园或图书馆,将我的工作带到安静的环境中,不要分心。 (我特别喜欢湖,因为那里’那里没有Wi-Fi! :))

我的安静时间测试的结果

在12个月的时间内,我设计并发布了 写了新课(包括为期九周的设计课程) 新电子书,设计 新网站,总体而言,他们的生活和工作环境更加幸福,更加满意。太棒了!

如果您在自己的企业中设立“安静时间”,以免您认为通过电子邮件和电话打听的效率会降低,请再考虑一下。每天都有固定的电子邮件和电话时间,可以提高您的生产率,实际上减少了您花费在电子邮件和电话上的时间。 (我发现我可以在固定的计划时间内获得30-40封电子邮件,如果我整天以分散的方式答复它们,那将花费我两个小时。)

如果你因为你而沮丧’为了不完成项目和任务,您需要安排每天的安静时间。如果您这样做的话,您会更快乐,并感到更加满意。

你呢?

您是否定期抽出时间来完成项目?您正在做什么以提高生产率而又不会感到疲倦?一世’d喜欢听听您的故事和想法!

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