为什么我每天早上总是首先阅读电子邮件

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Time-management pundits are always harping on 怎么样 we waste time reading emails first thing in the morning. I think they’re full of manure.

首先,Marketo的一项研究发现,有58%的人在早上阅读电子邮件,很多人甚至在吃早餐之前就阅读电子邮件。只是瘾—还是有充分的理由呢?

作为一家小企业主,我有一个巨大的理由要在早上阅读电子邮件第一件事:我的客户对我的影响比什么都重要。我的大多数客户,学生和指导小组成员都是通过电子邮件与我联系的,因此,在第一时间照顾他们的需求就是良好的客户服务。

为什么时间管理人员像电子邮件一样邪恶?因为我们不’t segregate “important” email from “有机会时请阅读” email.

那里’首先阅读电子邮件并没有天生的错误,就像在那里’每天早上先写您的博客文章,或先做瑜伽,或先做一个大型项目,这没错。您必须选择优先事项,并且必须专注于手头的任务。它’关于目标设定和自律的一切。

  • 例如,注册电子杂志和电子邮件时事通讯时,我不会使用我的个人电子邮件地址。这样,我的个人收件箱不会’不要挤满不必要的东西 阻止很多垃圾邮件到达我。如果我的个人收件箱中有东西’s because it’重要,例如来自客户,学生或我的业务伙伴的电子邮件。 (一位同事告诉我,她每天早上有2500封新电子邮件。我对她的问题是:为什么您允许这么多电子邮件进入您的个人收件箱?他们可以’可能都具有相同的重要性级别。)
  • 我首先阅读电子邮件的另一个原因是’是我在工作时间内唯一真正的安静时间。通常手机不会’开始振铃直到9AM,然后利用电话前的时间阅读电子邮件使我能够集中精力。
  • I’ve将我的大部分电子邮件阅读委托给了我的业务合作伙伴,该合作伙伴处理了购买我的电子书或音频程序的人或丢失登录ID的学生的任何常规客户服务问题。
  • 我会快速扫描我的新电子邮件,并仅回答最紧急的电子邮件。我将其余的留给我以后的一天’我做了其他日常准备工作。
  • 最后,我首先阅读了电子邮件,因为它’s when I’m最新鲜,最聪明。您真的想在大脑模糊时写电子邮件吗?

如果电子邮件是与客户沟通的重要组成部分,那么请先阅读电子邮件。只是要特别注意你是否’保持专注于与客户沟通的任务,或者转而阅读文章,新闻,笑话,报价单或观看以下内容的YouTube视频: 惊讶的小猫 instead of doing your work. Set a time limit, say 30 minutes, and get through the most 重要 emails first.

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小处思考,成就大事

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玛丽准备在自己的咨询业务中做出巨大的改变。多么令人兴奋,拥有一个伟大的梦想!

她有上百万个想法,并且有可靠的,计划周密的任务清单来支持这个大计划。

除非有一个小问题– 玛丽 ’梦想死在藤蔓上。 大胆的想法使她不知所措。她瘫痪了。

玛丽问我,“您如何完成所有工作?您是否需要了解一些神秘的时间管理系统?”

不。没有时间管理系统。没有水晶球。没有魔杖。只是一项口头禅: 大想小。

“大思想”是关于梦想和战略设计;它回答了问题,“What do I want?” and “我为什么现在想要它?”

小思考是关于战术计划;它回答了这个问题,“我该如何完成?”

伟大的事情是通过一步步思考来完成的。

任何尝试戒烟或减肥的人都知道您一次(一天一小时,一刻)这样做。任何尝试进行10英里远足的人都知道’只是一只脚在另一只脚前面的情况。

People with big business dreams often forget these well-known truths about 怎么样 to tackle big things.

玛丽因为事情没有而沮丧’移动得不够快。她准备放弃自己的梦想,因为有太多事情要做,她没有’不知道先要做哪个任务。

当她开始一项任务时,如果花费更长的时间,她会放弃它—或更复杂—比她想象的要多。

小思考意味着我’m a failure.

We’害怕小思想小步向前,因为我们等同于小事物和小生命。

没有东西会离事实很远。如果您想要自己想要的大方,多汁,充满活力的生活,则必须将其分解为可行的步骤。

No matter 怎么样 much you try, you can only really do 一 thing at a time.

您可能认为多任务处理使您的工作效率更高,但研究表明,多任务处理实际上会降低您完成任务的能力。它会使您减速。

我没有尝试同时执行五个任务,而是’我提倡这种方法:放 一次一次精妙而有意识的工作,完成它,然后继续下一个。

您如何知道首先要采取的小步骤?

您天生拥有四大生命支柱:智力,情感,直觉和其他人类。

首先问问自己,“我能做什么一件小事, 马上,那将使我朝着自己的大目标迈进?”

唐’如果答案没有立即传给您,请不要放弃;有耐心,让答案浮出水面。相信你的思想和心。写下任务或将其画在纸上,问问自己,“这感觉正确吗?”用铅笔书写,这样您就可以重新整理它,直到它真正适合您为止。

如果答案仍然没有’来找你,向别人求助。

与同事和朋友谈论您的目标和计划。与完全理解您的大梦想并可以帮助您了解实现目标的小任务的支持人员交谈。

然后一次执行一个小任务。

I’m鼓励您同时做到:梦想大,梦想小,您就会成功。

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选择一个项目

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I’m just like you —就像我认识的每个企业家一样。我有一百万个想法,我想立即将它们全部做!

这里’s 怎么样 that’扼杀您的生意。

去年我学到了重要的启发性的一课’d想与您分享。通过将我所有的注意力,精力,时间和资源集中在一个大项目上,我增加了收入—更重要的是,我更快乐,更放松。

我感到震惊!

即使多年来专家一直告诉我只专注于一件事,但我没有’不想放弃我的自由和创造力。我喜欢有多个项目要进行。这让我感到充满活力和活力。

但这也使我感到无能为力,胡思乱想,不知所措和紧张不安。感到内,是因为我很难完成我满意的那些项目之一。嗯

想象您在高峰时间沿着繁忙的高速公路行驶。现在想象一下,车上还有其他三个人,他们都试图与您交谈。现在您的手机响了。在所有这些交谈之间,想法突然出现在您的脑海中,因此您拔出移动设备以键入一些文本注释。

疯狂吧?您’现在任何时候都会发生车祸。

但是那’s exactly what you’当您尝试同时专注于多个项目或多个目标时,会对您的业务产生影响。

多任务神话

在1740年代,切斯特菲尔德勋爵说:“如果您一次只做一件事,那么一天中的所有时间都有足够的时间来做—但是如果您一次只能做两件事,那么一年中没有足够的时间。”

一次做一件以上的事情不会’不能做更多的事情,没有’使您更有效率。几个研究小组的最新研究证明了这一点。

根据密歇根大学的研究人员,当您在多个任务或多个项目之间切换时,您正在使用’s known as the “executive control”处理。这位有头脑的首席执行官必须选择优先级并分配思维/创造力资源。您在任务之间切换的次数越多,重新集中注意力和资源所需的时间就越长。

密歇根大学的认知科学家David E. Meyer在《纽约时报》最近的一篇文章中说:“多任务处理会减慢您的速度,增加犯错的机会。”当涉及到您的业务时,错误将使您付出代价。您能承受得起时间或金钱的损失吗?

在实践上,同时进行多个项目使我感到分散,失控,并分散了我的智力和创造力。当我放慢脚步并专注于一个主要项目整整两个月时,发生了四件事:

  • 我感觉更有控制力
  • 我放松了很多
  • 我的信心猛增
  • 我能够完成项目 提前整整四个星期.

好像我已经从自己的多任务监狱中被释放了。

谈论自由!

选择一个,掌握它,继续前进

在他的书中“Getting Things 唐e,”David Allen建议您创建一个清单“Areas of Focus.”首先查看您在业务中管理的领域(可以为您的个人生活创建单独的列表)。在业务中,您可能具有以下领域:市场营销,销售,财务,客户联系,产品/服务开发,运营/管理,长期计划/策略等。

接下来,列出每个领域中所有可能的项目。拥有完整的项目列表后,请仔细查看并问自己:

  • 哪个项目最有可能引导我实现自己的大型业务目标?
  • 哪个项目会引导我朝我的业务方向发展?
  • 我现在准备处理哪个项目?
  • 哪个项目启发了我?
  • 哪个项目吓到我了?

然后选择 一个项目 这将对您的业务成功产生最大的影响。

如果项目吓到您,请问问自己为什么。找出你在哪里’需要一些帮助,教育或资源来完成该项目。

上周与我的策划团队的一些成员就此主题进行了交谈时,他们提醒我,您不要’整年不必专注于一件事情。 尝试三个月或六个月,并查看您在财务和情感方面都得到了什么结果。

完成项目或掌握新技能后,您就可以继续执行列表中的下一项。这样,您可以拥有 生活中的事情:成功的企业并在一年内完成多项工作。

首先,选择一个项目。完成它。然后继续下一个。

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一天只需完成三个任务

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我的一个策划小组中的一位同事在几个月前与我们分享了一个好建议:与其每天写一份庞大的待办事项列表(并且从不完成所有任务),不如每天只专注于三项任务。

I’我已经尝试这种技术大约2个月了,我’我很高兴地报告它是赢家!

说真的,我不’t know “how”有用;我只知道可以。每天我都会选择三个要完成的任务。如果我完成了它们,我总是可以完成第四项任务。

出于某种原因,一天只执行三个任务会给我带来更大的力量,’能够轻松完成任务,而不会感到压力和不知所措。我的待办事项清单在减少,我’我以更快的速度前进我的业务。

试试看,看看它是否也适合您!

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提高工作效率:学院安静时间

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您是否在“待办事项”列表上完成了所有工作?

没有?

加入人群。

越来越多的自雇企业家抱怨电子邮件,电话,社交媒体及其嗡嗡作响的智能手机不断造成干扰,增加压力并降低生产力。

这些不断的中断使您的工作效率降低—最终收入。

在我的博客文章中 选择一个项目,我谈论多任务的神话。同时打电话和接听电子邮件会降低整体效率。在您进入社交媒体网站时也是如此’重新尝试专注于重要的项目或任务。 当您执行多任务或允许任务中断时,它会导致两倍数量的错误。

通过允许所有这些中断,您每天将损失两个小时的生产时间。哎哟!

解决方案

许多大型公司,例如英特尔,IBM和德勤&Touche正在建立一种称为“安静时间”的时间:这段时间中,您无法发送或阅读电子邮件,也可能无法拨打或接听电话(除非它们与您的特定项目有关)’re working on).

小企业主也可以做到这一点!

我从去年开始这样做:

  • 核心生产力时间是上午9点–下午2:30。所有私人客户电话,小组辅导电话,课程和项目工作都在这几个小时内完成。
  • 每个星期五是“课堂设计和书籍写作日。”没有客户或潜在客户约会,从9:00开始没有电子邮件–2:30,根本没有电话。
  • 电子邮件每天处理两次– at 8:00 and 2:30.
  • 每天,下午2:30之后都会处理回电(这很好,因为东海岸和西海岸之间的时区不同)。
  • 当我真的非常需要深入研究项目时,我’d将笔记本电脑带到湖泊,公园或图书馆,将我的工作带到安静的环境中,不要分心。 (我特别喜欢湖,因为那里’那里没有Wi-Fi! :))

我的安静时间测试的结果

在12个月的时间内,我设计并发布了 写了新课(包括为期九周的设计课程) 新电子书,设计 新网站,总体而言,他们的生活和工作环境更加幸福,更加满意。太棒了!

如果您在自己的企业中设立“安静时间”,以免您认为通过电子邮件和电话打听的效率会降低,请再考虑一下。每天都有固定的电子邮件和电话时间,可以提高您的生产率,实际上减少了您花费在电子邮件和电话上的时间。 (我发现我可以在固定的计划时间内获得30-40封电子邮件,如果我整天以分散的方式答复它们,那将花费我两个小时。)

如果你因为你而沮丧’为了不完成项目和任务,您需要安排每天的安静时间。如果您这样做的话,您会更快乐,并感到更加满意。

你呢?

您是否定期抽出时间来完成项目?您正在做什么以提高生产率而又不会感到疲倦?一世 ’d喜欢听听您的故事和想法!

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控制时间怪物

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杰基问,“如何控制时间怪物?我在企业中有很多工作要做,我似乎从来没有足够的时间来完成所有工作。”

在YouTube上观看此视频:

http://www.youtube.com/watch?v=sjhn-0q-oYQ

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